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« La réunionite » ça vous parle ? Et si on supprimait les réunions pour être plus efficace au travail ?

Par Charlotte Roussel • Le 15.11.2018 • Catégorie : Actualité RH

Et-si-ons-upprimait-les-réunions Le chiffre est effrayant mais il est pourtant vrai : en moyenne, les cadres assistent à 3 réunions par semaine, l’équivalent de 27 jours par an [1]. Ce chiffre monte à près de 7 réunions par semaine pour les cadres les mieux rémunérés.

Si dans le monde du travail les réunions semblent incontournables pour échanger entre collègues et prendre des décisions collectives, elles sont de plus en plus perçues comme un « mal nécessaire ». Et perdent progressivement de leur sens. Près de 22% des cadres concèdent ainsi ne pas savoir pourquoi ils assistent à une réunion [2]. 

Un mot existe pour résumer ce sentiment : la « réunionite » ou le « mal des réunions ». Alors, si la solution était de les supprimer de nos agendas pour reprendre le contrôle sur notre travail et gagner en efficacité ? Ou au contraire d’adapter nos pratiques pour repenser les réunions ?

Prenons 5 minutes pour réfléchir ensemble à cette problématique 😊

3 bonnes raisons d’arrêter les réunions [chiffres clés à l’appui]

1. C’est une perte de temps … et ça coûte cher !

Mobiliser ses collaborateurs durant plusieurs heures chaque semaine représente un coût pour l’entreprise. Faisons le calcul : en moyenne, les salariés français passent 3 semaines par an en réunion (et plus d’un mois pour les cadres). Chaque réunion dure environ 1 heure [3].

Ainsi, 6 personnes en réunion durant ce laps de temps, cela équivaut à plus de 6 heures de travail, soit quasiment une journée de travail (gaspillée ?). D’un point de vue monétaire, selon une étude menée par la startup Perfony [4] si on prend le cas concret d’une entreprise de 200 personnes, qui compte 2 heures de réunion par semaine, les réunions coûteraient 1 million d’euros par an à l’entreprise !

Dans ce cadre, on peut légitimement s’interroger sur l’efficacité de tels rendez-vous. D’autant plus quand on sait que 49% des cadres déclarent éprouver des difficultés à exprimer leurs idées en réunion [5]. 

Selon nous, il s’agit avant tout d’un problème de management auquel il est facile de remédier comme nous le verrons plus tard dans cet article.

 

2. C’est redondant … et source de déconcentration !

Si certaines réunions sont primordiales pour échanger et trouver collectivement des solutions, ces moments sont rarement légion. 75% des salariés estiment ainsi que les réunions ne servent qu’à partager de l’information [6]. 

Alors, quand on apprend que 23% des salariés décrochent au bout d’à peine 20 minutes de réunion [7] rien d’étonnant à ce que la déconcentration pointe son nez en réunion. Dans ces cas-là, 51% des salariés confessent consulter et envoyer leurs mails durant les réunions, 48% des SMS, 37% dessiner et … 2% consulter des sites de rencontre !

 

3. C’est une source de distraction !

Même si elles sont dédiées au travail, il a été prouvé que les réunions nuisent au « vrai travail », c’est-à-dire à l’opérationnel, aux tâches et missions que nous devons effectuer au quotidien.

En plus de faire perdre du temps aux salariés, les réunions « fragmentent » leur journée et les empêchent d’être réellement concentrés. Et donc d’être efficaces dans leur travail.

Il est compliqué de mener à bien des missions complexes sur des temps volés par-ci par-là. Les réunions empêchent de se projeter sur de longues plages de travail ininterrompues. Et de se préserver des blocs d’heures, voire des demi-journées entières, libres de tous engagements.

Suite à ce constat qui nous a fait réagir, nous avons fait le point pour vous prodiguer des conseils pour améliorer votre façon de mener des réunions :

Et si on faisait autrement ? Les Best practices pour optimiser vos réunions

En amont :

      • Veillez à organiser des réunions courtes (45 minutes à 1 heure maxi) pour garder l’attention des personnes présentes … et respectez le timing fixé ! Commencez à l’heure et respectez l’horaire de fin prévu.
      • Conviez les personnes vraiment « nécessaires » (pas plus de 10) à une prise de décisions.
      • Préparez et partagez en amont les éléments constitutifs de la réunion : ayez un ordre du jour et des objectifs clairs. Pourquoi avez-vous besoin de vous réunir ? Quels sont les attentes de cet échange ? etc.

 

Durant la réunion :

      • Favorisez l’échange : évitez le monologue et veillez à ce que chacun soit en mesure d’intervenir pour contribuer à l’objectif fixé. Si besoin, encouragez la prise de parole et recentrez l’échange si jamais la discussion tend à disgresser.
      • Variez les supports et modes de présentation pour éviter la répétition … et donc l’ennui !

 

A posteriori :

      • Faites un bilan de la réunion, des points abordés et résumez quelles ont été les décisions prises.
      • Pensez « Retour sur investissement » : recueillez les feedbacks des personnes présentes, pour améliorer en continu les réunions organisées.
      • Fixez la prochaine étape ! Répartissez efficacement le travail à accomplir à l’issue de la réunion. En d’autres termes : « Qui doit faire quoi pour quand ? ».

Enfin, lors de la prochaine réunion, revenez rapidement ce qui a été dit la fois précédente et assurez-vous que ce qui avait été décidé a bien été mis en œuvre. Et sinon, évaluez pour quelles raisons et comment y remédier. 

[Témoignages] Supprimer les réunions … ils l’ont fait !

La startup parisienne 360Learning, spécialisée dans l’e-learning, a choisi de supprimer les réunions. Et de privilégier l’écrit sur l’oral.

Concrètement, plutôt que de solliciter pendant plusieurs heures ses collaborateurs autour d’une table pour échanger sur un sujet, elle a opté pour des « réunions silencieuses ». Elle a pour cela recours à une messagerie de discussion instantanée. Lorsqu’il y a besoin de résoudre un problème, d’approfondir un sujet ou de valider des solutions, les collaborateurs de 360learning ouvrent une discussion et échangent alors depuis un fil de discussion jusqu’à trouver une conclusion actionnable.

La startup Allan (assurance santé nouvelle génération) va plus loin. Elle a, elle aussi, choisi d’arrêter les réunions avec l’aide d’une application de discussion instantanée mais a désactivé les notifications !

À la clé selon eux :

      • Un gain de temps
      • Une plus grande efficacité et performance. Par ce biais, tout le monde peut échanger avec le groupe mais au moment où cela ne perturbe pas le travail des autres.
      • Des échanges de meilleure qualité : les interventions en ligne sont plus réfléchies et nuancées. Elles permettent aussi à chacun de s’exprimer, y compris les personnes moins à l’aise à l’oral.
      • Une plus grande rigueur. Une simple lecture des échanges depuis le fil de discussion permet, par exemple, de vérifier qui a pris telle ou telle décision.

Ces points de vue sont bien sûr à nuancer. Nous sommes conscients que ces pratiques peuvent aussi soulever des objections et aller à l’encontre des pratiques de certaines entreprises.

 

En conclusion, les réunions telles qu’on les connaît historiquement perdent progressivement de leur sens dans le monde de l’entreprise.

Dans ce cadre, on peut envisager de supprimer les réunions. Toutefois, les échanges occuperont toujours une place de choix au sein de l’entreprise et les salariés seront toujours sollicités pour prendre collectivement des décisions. Des solutions intermédiaires sont possibles. C’est à chaque entreprise de tester celles qui lui semble les plus adaptées.

Dans le même temps, cela nous permettra de nous dégager du temps dans notre journée de travail, et d’être moins enclins à ramener du travail à la maison. Un excellent moyen d’appliquer le droit à la déconnexion

 

 

[1] [2] [3] [5] Selon le récent Baromètre Ifop / Wissembly 2018.

[4] Startup qui permet de gérer plus efficacement ses réunions.

[6] Selon un sondage Opinion Way mené pour le cabinet Empreinte Humaine en juin 2017.

[7] Selon un sondage Ifop mené pour Wissembly en 2016.

 

 

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