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Office Manager (H/F)


Paris

CDI

Rémunération selon profil
Description du poste
Notre client, entreprise spécialiste des soins professionnels à destination des instituts et du marché de la cosmétique prestige , recherche son futur :Office Manager (H/F)


Son Profil :
Diplômé(e) d’une école ou d’un cycle universitaire de niveau Bac+3+
Une expérience significative en Office Management est obligatoire (idéalement en start-up)
Fortes capacités d’anticipation, de priorisation et d’organisation.
Profil curieux(se), positif(ve), travailleur(se), proactif, flexible, team-player
Excellentes qualités relationnelles
Capable de faire respecter les règles avec tact
Véritable « couteau suisse » capable de faire face aux imprévus (comme une crise sanitaire)
Posséder un sens aigu de la confidentialité (reporting DG)
Moteur de la diffusion de la culture de la société
Intrapreneur/Doer : force de proposition et autonomie
Maîtrise parfaite de Microsoft 365 et des outils de collaboration (Slack notamment) et des outils/apps de gestion de projet
Personne ne vous vient en tête ? Voici notre coup de pouce :
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Son Challenge :Rattaché(e) au General Manager, il aura les missions et les responsabilités suivantes :

Vie du bureauGestion de 2 lieux : notre centre de formation (bail classique) et notre bureau (co-working)
Veiller à la bonne tenue des locaux en créant un espace agréable pour tous et un véritable lieu de vie
Suivre et optimiser la relation avec nos différents prestataires (entretien/ménage, services, fournisseurs d’accès, agence immobilière)
Mise en place des actions concrètes pour réduire nos consommations (pilotage budgétaire, suivi des indicateurs)
Anticiper et gérer l’évolution de nos besoins bureaux
Suivi des réglementations en vigueur liées à la maintenance des équipements, à la santé et la sécurité et à la conformité des services généraux
Gérer les demandes de l’équipe liées à leur besoin
Support IT simple (gestion du parc informatique, gestion des droits, paramétrage des comptes utilisateurs)
Prise en charge du courrier et des réceptions colis
Suivre les stocks des fournitures et gérer les approvisionnements

Vie de l’équipeProposer des projets et idées en vue d’améliorer la vie d’entreprise et le bien-être de nos collaborateurs (avantages)
Proposer des améliorations pouvant faciliter le quotidien des équipes (communication, collaboration)
Prise en charge des actions/expériences favorisant la cohésion de l’équipe (« check-in moment »)
Organisation des événements internes réguliers ou ponctuels (team building, séminaires)
Gestion des événements externes (type salons) et des séminaires commerciaux
Gérer la flotte de véhicules de notre équipe commerciale
Gérer les notes de frais de notre équipe commerciale et apporter du support à l’équipe au bureau (Spendesk)
Gestion du parc téléphonique (Bouygues, On/Off)
Gestion de nos partenaires (Gymlib, Swile, Alan, Spendesk,…)

RecrutementAide au recrutement : mise en ligne des offres, suivi des candidatures, organisation des entretiens pilotage des divers jobboards (stage, temps plein)
Support à la définition de la stratégie de recherche la plus adaptée
Monter les dossiers pour les contrats d’apprentissages avec notre OPCO et réaliser le suivi des dossiers
Onboarding & Offboarding des nouveaux salariés (check-list/parcours intégration, informatique, juridique, affiliations/radiations mutuelle, médecine du travail…)
Travailler au développement de notre marque employeur

FormationAssurer le recueil et l’analyse des besoins en formation, puis élaborer et mettre en œuvre le plan de développement des compétences des collaborateurs
Participer à la sélection des prestataires de formation
Gestion avec notre partenaire de notre « bar à coaching »
 Si le poste vous intéresse, nous vous invitons à compléter notre questionnaire de personnalité.

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