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Soigner l’« Offboarding » ou mieux gérer le départ de ses collaborateurs

Par Charlotte Roussel • Le 20.11.2018 • Catégorie : Actualité RH

 

Offboarding soigner départ de ses collaborateurs Si les entreprises sont de plus en plus nombreuses à soigner l’intégration de leurs nouveaux collaborateurs, rares sont celles à intégrer le départ de salariés dans leurs processus internes.

Pourtant, une étude de Robert Half révèle que 82% des décideurs sont soucieux du départ de leurs collaborateurs. Aussi, à l’heure où la concurrence entre les entreprises se fait de plus en plus rude, et que le nombre de ruptures conventionnelles grimpe [1], l’offboarding – ou le processus de sortie des effectifs d’un collaborateur – est une étape clé pour les entreprises, à ne surtout pas négliger.

 

L’ « Offboarding » : qu’est-ce que c’est ?

Il y a 3 étapes clés dans la vie d’un salarié : l’onboarding (accueil dans les meilleures conditions au moment de l’arrivée dans une entreprise), l’évolution qu’il va connaître en interne et l’offboarding (période de départ de l’entreprise).

L’offboarding est un processus mis en place à l’initiative de l’entreprise. Il regroupe l’ensemble des éléments et actions accompagnant le départ d’un salarié, tels que l’accompagnement RH lié aux obligations légales de rupture du contrat de travail, les démarches administratives, l’entretien individuel avec le manager et/ou responsable RH. Il inclut aussi la passation d’activité, le suivi de dossier avec un autre membre de l’entreprise, l’organisation d’un pot de départ, la rédaction de lettres de recommandation, etc.

Pourquoi il est important de soigner le départ de ses collaborateurs

Il est essentiel d’accompagner un salarié qui quitte l’entreprise, quel que soit le contexte (licenciement, départ à l’initiative du salarié, etc.).

Tout d’abord, sur le court terme, gérer d’un point de vue pratique et légal le départ d’un collaborateur (supprimer ses accès réseau, logiciel et accès physiques à l’entreprise) permet à l’entreprise de se protéger à ce moment clé. Afin d’éviter tout risque de cyber-piratage, de fuite d’informations et autres tracas préjudiciables. De plus, cela limite des pertes d’argent inutiles pour l’entreprise, en cas de non restitution de matériels notamment.

Par ailleurs, cette initiative permet, par le biais d’une communication efficace, de préserver une organisation interne efficiente et de bonnes relations de travail.

Enfin, cela contribue à entretenir et/ou améliorer l’image que souhaite véhiculer l’entreprise. Il est préférable qu’un collaborateur qui part reste un bon ambassadeur auprès de futurs salariés et de clients. Cela est d’autant plus vrai à l’heure des réseaux sociaux, où l’audience est plus large, les partages plus denses et rapides … et les critiques plus aisées ! Et où des sites, tels que « Glassdor », existent pour noter et émettre un avis sur son entreprise.

Pour construire une stratégie d’offboarding efficace

L’offboarding d’un salarié est une étape qui se construit en amont. Elle nécessite la mise en place d’une stratégie dédiée, qui tient compte des objectifs et des valeurs de l’entreprise. Elle est à adapter selon chaque situation.

Aussi, il est conseillé d’établir une feuille de route qui se déclinera en étapes et servira de guide à chaque fois qu’un collaborateur quittera la structure. En plus des procédures classiques (récupération du matériel, suppression des accès et clôture de l’administratif) voici les principaux points clés à prendre en compte lors de l’élaboration de votre stratégie d’offboarding :

1. Communiquer :

Il est impératif dinformer les équipes du départ d’un collaborateur, et si cela est possible, du contexte et des raisons d’un tel départ. Le timing est aussi important puisqu’il faut communiquer assez rapidement à ce sujet avant que l’information ne circule en interne de façon informelle. Dans un souci de transparence et de franchise (autant que possible bien entendu).

2. Organiser la passation :

Pour transférer de façon efficace les savoirs, process, etc. L’idéal est que les 2 contrats se chevauchent. Si cela n’est pas possible, la création d’un manuel avec les missions effectuées, les bonnes pratiques, et les informations nécessaires à une prise de poste facilitée peut être demandée. À l’inverse, ne pas organiser une passation de dossier est contreproductif pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur fraîchement arrivé. Cela tend aussi à dévaloriser le travail effectué par le salarié sortant.

3. Valoriser le travail effectué :

Il est important de valoriser le travail accompli par le salarié et l’impact positif que celui-ci a eu sur l’entreprise. Pour qu’il se sente valorisé et reconnu pour le travail effectué.

4. Adopter une démarche constructive :

Échanger avec un collaborateur sur le départ est intéressant pour obtenir un feedback enrichissant sur sa perception de l’entreprise, son organisation, et sur les points éventuels à améliorer en interne. Le manager et/ou responsable RH a tout intérêt à adopter une démarche constructive, tournée vers l’écoute.

5. « Marquer le coup » :

À l’initiative de l’entreprise ou du collaborateur, organiser un événement ou prévoir un au revoir respectueux sont des pratiques qui seront fortement appréciées du collaborateur sur le départ. Mais aussi du reste de l’équipe.

6. Rester en contact :

Garder le contact avec un ancien collaborateur, grâce notamment à un réseau d’anciens d’entreprise ou aux réseaux sociaux, est bénéfique. Cela véhicule une image positive de l’entreprise.

La cooptation au service de l’offboarding : et si vous misiez sur vos anciens collaborateurs ?

offboarding soigner le départ de ses collaborateursLa cooptation repose sur le fait de disposer d’un écosystème de personnes aptes à recommander des talents à leur entreprise.

Les entreprises qui ont un programme de cooptation en interne, et notamment un outil dédié, ont donc tout intérêt à entretenir de bonnes relations avec d’anciens collaborateurs, stagiaires ou apprentis. Et à les inclure dans le système. En effet, qui mieux qu’eux, qui ont déjà travaillé pour l’entreprise et la connaissent bien, pour recommander de futurs salariés ?

C’est ce que fait par exemple l’entreprise Tape à l’œil, utilisatrice de la plateforme de cooptation Keycoopt System [2]. Elle incite les salariés qui quittent l’entreprise, sauf cas exceptionnels, à continuer à être attentifs aux offres à pourvoir et à recommander des profils pertinents, qui correspondent à la culture d’entreprise.

 

Pour conclure, aujourd’hui bien accueillir un nouveau collaborateur ne suffit plus, il faut aussi appréhender son départ de l’entreprise pour l’accompagner également dans cette étape. La mise en place d’une stratégie d’offboarding, adaptée à chaque entreprise et situation est conseillée. De cette manière, les départs seront mieux gérés et vécus par chacune des parties prenantes.

Qui sait ? Cela pourrait même se révéler payant sur le long terme … Un phénomène fait en effet de plus en plus parler de lui, celui du « Boomerang rehire ». C’est-à-dire réintégrer une entreprise pour laquelle on a déjà travaillé. Cela arrive en moyenne dans 15% des cas [3]. 40% des salariés interrogés seraient d’ailleurs ouverts à l’idée de retourner travailler pour un ancien employeur [4]. Une autre bonne raison de faire preuve de bienveillance 😊

 

 

 

Références

[1] Selon une publication officielle du DARES, plus de 36 600 ruptures conventionnelles relatives à des salariés non protégés ont été homologuées uniquement pour le mois de mai 2018.

[2] Solution de mobilité et de recrutement par cooptation, déployée au sein des entreprises en mode SAAS et en marque blanche, qui permet de booster la mobilité interne au sein des entreprises. Et de transformer les collaborateurs en ambassadeurs.

[3] [4] Selon l’étude « ‘The corporate culture and boomerang employee study » réalisée en 2015 par The Workforce Institute, Kronos Incorporated et WorkplaceTrends.com.

 

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