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Besoin d’infos sur le recrutement par la cooptation et les ressources humaines ?

Ce n’est plus un secret : la clé du succès de votre programme de cooptation, c’est l’animation !

Par Julie Samper • Le 15.07.2019 • Catégorie : Cooptation

Recruter grâce à ses collaborateurs est une pratique qui se démocratise de plus en plus, c’est ce qu’on appelle le recrutement par cooptation. Mais quels sont les éléments essentiels pour que cette stratégie soit un succès ?

Plusieurs étapes sont nécessaires pour réussir un programme de cooptation et notamment :

  1. La définition du programme en tant que tel avec ses règles (voici une checklist qui vous aidera)
  2. L’adoption d’une solution dédiée ou non selon les objectifs (cooptation artisanale vs digitale)
  3. Et l’étape à ne surtout pas négliger : l’animation du programme de cooptation auprès des collaborateurs. C’est le sujet de cet article.

Alors, voilà : vous aurez beau avoir mis en place un programme de cooptation avec des règles hyper claires et des récompenses attractives, avoir un outil au top pour gérer les recommandations, si vous vous contentez de communiquer 1 fois auprès de vos collaborateurs… soyons francs, vous allez vous planter !

Comme pour une communauté sur les réseaux sociaux, la clé du succès réside dans l’animation !

Attention, ne vous affolez pas, qui dit animation, ne veut pas dire faire le job d’un community manager à temps plein alors que vous êtes recruteur ! Il y a des actions simples à mettre en place. C’est ce que nous souhaitons vous partager dans cet article : des exemples de best practices de nos clients Keycoopt System.

Une animation en 4 phases

Premier conseil : communiquez… et pas seulement lors du lancement !

1. Communiquez lors du lancement :

Créez l’évènement lors du lancement de votre programme : faites un teasing en amont, réunissez vos collaborateurs autour d’un petit déjeuner par exemple …

3 objectifs :

  • Annoncer la nouveauté
  • Expliquer le fonctionnement du programme à vos salariés
  • Et surtout donner le sens ! C’est essentiel pour réussir à les engager dans votre stratégie RH.

Comment ? Très bel exemple de la société Norauto qui a décidé d’embarquer ses collaborateurs via une vidéo. Les messages clés sont ainsi transmis : chaque mécanicien, chaque vendeur, chaque collaborateur peut :

  • « Être acteur de son évolution »
  • « Être ambassadeur de son entreprise »

Une vidéo de ce type peut ensuite être relayée à chaque collaborateur dans un emailing de lancement, publiée sur l’intranet de l’entreprise… mais aussi diffusée sur les réseaux sociaux pour promouvoir la marque employeur de l’entreprise.

D’autres actions sur site (siège ou réseau) sont facilement réalisables :

  • Un kakemono comme chez Feu vert permettra dès l’entrée du siège de sensibiliser les collaborateurs sur la nouveauté
  • Des affiches au sein du réseau comme dans chaque agence de la Caisse d’épargne Hauts de France
  • Ou tout simplement des flyers glissés dans la fiche de paie ou envoyés à chaque point de vente comme chez Krys pour distribuer au personnel.

Quelque soit le support, en plus des messages clés, l’idéal est de présenter un schéma du fonctionnement pour que le collaborateur saisisse en quelques secondes le principe et aie envie de jouer le jeu. N’oubliez pas de mettre en avant les primes ou récompenses bien sûr !

2. Communiquez régulièrement sur les nouveautés :

Certains collaborateurs auront la démarche pro-active de consulter régulièrement les annonces (des postes à pourvoir), mais cela ne sera pas le cas de tous. Il faut donc veiller à communiquer régulièrement sur les nouveaux postes à pourvoir et si possible de manière ciblée pour éviter de « spammer » le collaborateur avec des annonces qui ne correspondent pas à son réseau.

C’est tout l’intérêt d’une solution telle que Keycoopt System, qui en plus d’être un outil simple d’utilisation, est dotée d’un algorithme de matching qui permet aux recruteurs d’envoyer des offres de manière ciblée et automatique pour plus d’efficacité et de gain de temps.

3. Communiquez sur les succès, les réussites :

Un collaborateur qui joue le jeu en recommandant une personne de son réseau a besoin de feedback et de reconnaissance. En effet, il s’est investi lors de cet acte de recommandation et il voudra être tenu au courant de l’avancée du process. Et si cela aboutit à un recrutement, surtout ne vous retenez pas, faîtes le savoir !

Communiquez sur toutes les réussites, cela permettra d’une part de mettre en avant les collaborateurs engagés et cela permettra également d’embarquer les autres.

Voici un excellent exemple avec la société SPIE Batignolles qui a décidé de communiquer nominativement (par affichage) sur les collaborateurs qui ont permis de réaliser des recrutements.

Les RH en ont profité pour annoncer une opération spéciale : 500€ de bonus en plus des chèques cadeaux habituels pendant une période donnée.

Autre action facile : faire des témoignages de duos de coopteur/coopté en vidéo ou écrits. Cela crédibilise la démarche et permet aux collaborateurs de se projeter.

Avec la solution Keycoopt System, il est aussi possible de communiquer directement sur la plateforme via un fil d’actualités : idéal pour tenir au courant les collaborateurs de toutes les actualités et réussites !

4. Animez les collaborateurs dans la durée

Au lancement de votre programme de cooptation, vous serez sûrement satisfait des premiers résultats (et on vous le souhaite d’ailleurs) : hausse du nombre de cooptations, premiers recrutements réalisés … mais l’enjeu principal sera de maintenir cet engagement dans le temps !

Comment ?

  1. Pensez à engager tous les nouveaux collaborateurs dès l’onboarding. Nous vous conseillons d’intégrer une communication à ce sujet dans le process d’intégration de tout nouveau collaborateur pour être sûr que 100% des nouveaux soient au courant de l’existence de votre programme de cooptation.
  2. Animez vos collaborateurs grâce à un jeu concours. De nombreuses occasions peuvent s’y prêter : l’arrivée de l’été, une vague importante de recrutement à venir, l’anniversaire du programme de cooptation etc. L’idée étant de booster les recommandations pendant une période donnée avec à la clé un cadeau, un voyage ou une prime !

Voici un exemple ici avec la plateforme OuiCoopt (déployée par la filiale IT du groupe BPCE) qui a organisé un jeu concours avant l’été et qui a fait gagner un appareil photo polaroid !

Concour OuiCoopt

Ce qu’il faut retenir :

  1. Vos collaborateurs sont au cœur de votre programme de cooptation, il est donc essentiel de communiquer régulièrement avec eux
  2. Des actions simples peuvent être mises en place, finalement il s’agit de bien démarrer la conversation et de régulièrement donner « des nouvelles »
  3. Pour vos communications, ne pensez pas que digital, n’oubliez pas les « classiques » supports physique comme les affiches ou flyers !
  4. Un petit coup de pouce du service communication pourra vous être utile, mais ce n’est pas indispensable, rassurez-vous !
  5. Si vous optez pour une solution digitale dédiée, étudiez les fonctionnalités du logiciel qui vous permettront en plus de communiquer auprès des collaborateurs.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une solution qui permet de digitaliser votre programme de cooptation et aussi de l’animer !  En effet, avec notre logiciel Keycoopt System, le processus de recommandation est facilité pour les collaborateurs, la gestion pour les recruteurs est optimisée et des fonctionnalités permettent aussi des actions d’animation.  Sans compter l’aide précieuse de l’équipe, experte en cooptation et notamment des chefs de projet qui accompagnent nos clients tout au long du partenariat.

Pour en savoir plus sur la solution Keycoopt System et les bénéfices, demandez une démo.

Si vous voulez en apprendre davantage, découvrez notre livre blanc sur « Comment rater la mise en place d’un programme de cooptation au sein de entreprise (ou pas …) ? »

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